Brainstorming – You are doing it wrong! Или как да брейнстормваме правилно

Брейнстормването (още известно като мозъчна атака) е най-известният и използван метод за генериране на идеи в група. Методът е разработен през 40те години от Алекс Озбърн, като бързо набира популярност и достига широката публика и това не е случайност, защото използван правилно методът е един от най-добрите инструменти за креативно решаване на проблеми и генериране на идеи. За жалост в голяма част от случаите брейнстормването не се използва правилно и резултатите в най-добрия случай са посредствени, а се случва и методът да е пълна загуба на време. През годините съм имал възможност да наблюдавам и участвам в брейнстормване не един или два пъти и съм виждал както лошите така и добрите практики. В тази статия ще се опитам да систематизирам правилната методология за прилагане на успешен брейнсторминг и ще изброя най-често допусканите грешки и как да се избягват, като освен на личния си опит ще се базирам и на редица изследвания.

Цел на брейнсторминга – целта на метода не е напълно да замести самостоятелната работа и генериране на идеи или да се използва вместо други креативни методи. Целта на брейнсторминга е да се яви като едно допълнение, което естествено да се имплементира в работния процес и да се възползва от работата в група. Силните страни на брейнсторминга са в надграждането на идеите на другите, допринасяне със собствени идеи, освобождаване на мисленето и разглеждане на проблема от различни гледни точки. Тези резултати се получават при стимулираща среда и работа в добре подготвена група от хора. Ако методът не се приложи правилно може да се постигнат противоположните резултати – затвореност, влизане в коловоз и разглеждане на проблема от една точка, липса на мотивация за допринасяне.

Основните правила, които трябва да се спазват при брейнстормване:

  1. Фасилитатор – Задължително трябва да има опитен човек, който да фасилитира групата преди, по време и след брейнстормването. Изследванията показват, че групи, които нямат фасилитатор, който разбира метода се представят в пъти по-зле и генерират много по-малко и некачествени идеи. Ролята на фасилитатора е предварително да подготви казуса (проблема) върху който ще се работи и ще се генерират идеи и да запознае участниците с него. Преди самата сесия фасилитаторът трябва да запознае участниците с целта и правилата на брейнсторминга. Многократно съм присъствал на брейнстормване, в което участниците не са запознати с метода и целта и резултатите са плачевни. Различни изследвания показват, че дори 5 минутно разяснение и суха тренировка върху измислен проблем (Пример: за 3 минути генерирайте възможно най-много плюсове и минуси на това да се събудиш с 2 палеца на ръцете) подобряват процеса и броя на генерираните идеи. По време на самото брейнстормване фасилитатора трябва да модерира, като от една страна следи за спазването на правилата, а от друга страна стимулира участниците чрез насочващи въпроси, допринася със собствени идеи (когато има пауза или мълчание в групата) или изместване на гледната точка върху проблема (когато дискусията започне да се отклонява). Успешният фасилитатор трябва добре да е запознат с проблема който се решава, както и особеностите на група с която работи. Възможно е фасилитатора да има партньор, който участва в групата като “поставено лице” и допълнително насочва и стимулира участниците към генерирането на идеи.
  2. Предварителна подготовка – Важно е участниците предварително да се запознаят с проблема и да генерират списък със собствени идеи. Методът работи най-добре, когато реална група от хора работи върху решаване на реален проблем, който е важен за тях. Често съм виждал брейнстормването да се използва в различни събития (семинари), с хора които не се познават и трябва да решат проблем, с който не са запознати или нямат интерес да решат. Това винаги води до посредствени резултати, защото от една страна груповата динамика при непознати хора кара индивида да не е напълно откровен, да не споделя идеи, да не иска да надгражда върху идеите на другите, а от друга страна, когато човек не е запознат с проблема или влиза в коловоза на дискусията и не дава собствени решения или няма интерес към този проблем и не се опитва да допринася по никакъв начин. Именно за това участниците трябва да се запознаят с казуса поне 2-3 дни предварително за да вникнат в проблема, да генерират собствени идеи, които не са повлияни от другите участници и да се чувстват комфортно при работата в тази група.
  3. Don’t judge – Оценката по време на брейнстормването забавя или спира дискусията и същевременно демотивира участниците да изкажат свои идеи, защото започват да сравняват своите идеи с чужди такива или се притесняват идеите им да не бъдат оценени негативно. Тук основна роля ими фасилитаторът, който трябва да запознае участниците с правилата на метода и да модерира дискусията така че тези правила да се спазват.
  4. Количество пред качество – Целта на брейнсторминга не е да се изберат най-добрите идеи, а да се генерират възможно най-много такива. Изследвания показват, че има корелация между количеството генерирани идеи и качеството на селектираните такива, но самия процес по оценка и селекция на идеите трябва да става след брейнстормването в отделна сесия. По време на брейнстормването единствената цел е да се генерират възможно повече идеи. Тук отново основна роля има фасилитатора, който трябва да запознае участниците с тази цел и да стимулира групата да генерира възможно най-много идеи.
  5. Стимулиране на луди идеи – В голяма част от случаите революционните открития са на ръба на налудничевите идеи. За това е важно да се стимулира въображението и да се поущряват най-лудите идеи.
  6. Надграждане на идеи – Едно от най-големите предимства на брейнсторминга е възможността да се работи в група и да се надграждат и развиват идеите на другите. Именно различните гледни точки и различния опит на участниците дават възможност една обикновена идея да доведе до друга или да бъде развита и да се превърне в една добра идея.
  7. Забавление – Ако участниците в брейнстормването са предразположени и се забавляват ще генерират много повече и много по-качествени идеи.

    Брейнсторминг
    Резултати от брейнсторминг при различни групи и ограничения

Често срещани грешки и ограничения при брейнсторминга:

  1. Участниците дават оценки на идеите. Вероятно най-често срещаната грешка, която има най-негативни последици. Тук ключова роля има фасилитатора, който трябва да запознае участниците с метода и да следи това да не се случва по време на брейнстормването.
  2. Участниците не са запознати предварително с проблема и/или не са мислили върху собствени идеи. От моя опит това е най-често срещаната грешка. Изключително важно е участниците да се запознаят с проблема и да работят самостоятелно по собствени идеи преди началото на сесията. В противен случай човешкият мозък лесно бива повлиян от чужди идеи и дискусията влиза в релси и дълбане в една и съща посока. Отново ключова роля има фасилитатора.
  3. Твърде големи групи. Оптималният брой участници е между 5-7. Ако групата стане твърде голяма работата с нея става трудна и броя генерирани идеи намалява драстично. Ако все пак се сблъскате с този проблем може да разделите хората на 2 или повече групи, които да работят отделно и на края да обедините идеите.
  4. Слаба или никаква активност на някои участници – Често срещано явление при работа в група е част от хората просто да оставят останалите да свършат всичката работа. Това се дължи на факта, че реално е важен крайният резултат и при пасивност няма никакви последствия за конкретния човек (отговорността се разпределя между всички). Друг фактор може да е вътрешно сравняване на собственото представяне с това на други участници. Ако човек вижда, че не се представя толкова добре и не дава толкова добри или много идеи това може да го демотивира да допринася за дискусията. Има и други фактори, които могат да допренесат за това: лоша комуникация, особености на групата и хората в нея, особености на дискутирания проблем и т.н. За да се преодолеят тези пречки е важен опитът и умението на фасилитатора да работи с хора и да усеща настроенията в групата, както и правилно да стимулира участниците да се включат и да дадат всичко от себе си.
  5. Поставяне на неправилни цели – Не трябва да се слагат ограничения пред брой или качество на генерираните идеи. Ако се сложи лимит или примерна бройка на търсени идеи, това задължително ще доведе до спиране при този лимит. Обратното – трябва да се стимулира даването на възможно най-много идеи независимо от качеството.
  6. Твърде задълбочени дискусии – идеята на брейнстормването не е да се разисква и анализира в дълбочина всяка идея, а да се генерират възможно най-много такива. За това е важно идеята да се запише кратко и ясно в рамките на 1 изречение и да не се навлиза в дискусия. Фасилитатора трябва да следи това да не се случва.
  7. Лимит при работа в група – Често при брейнсторминг няколко души искат да изкажат собствената си идея едновременно, но това не винаги е възможно заради различни ограничения. От една страна трябва да се спазва някакъв ред, от друга страна не винаги фасилитатора може да запише толкова бързо. Това неимоверно води до загуба на някои идеи, които остават неизказани или биват забравяни. Възможни решения са използване на помощници при записването на идеите, записването на аудио или видео, brainwriting (участниците записват идеите си на лисчета и ги лепят на табло като гласно оповестяват идеята си), използване на технологии и други.

    Как трябва да изглежда стената след успешна сесия Brainwriting
    Как трябва да изглежда стената след успешна сесия Brainwriting

Как протича целият процес на брейнстормване на кратко:

  1. Предварителна подготовка (1-2 часа)
    • Избиране на хора, които да участват. Не повече от 7-8 души, като е добре да са запознати с проблема и да имат различна експертиза и гледни точки върху него
    • Разпращане на информация на участниците за проблема, както и инструкции за генериране на собствени идеи
    • Запознаване с проблема и генериране на идеи, стимулиращи въпроси и активности, които да се използват по време на брейнсторминга
    • Подготвяне на необходими материали – листове за писане, маркери, дъска, флипчартове, табло, различни предмети и играчки, които да стимулират креативния процес и др.
    • Подготовка на залата/помещението – трябва да е тихо и предразполагащо за комуникация, разпределение на седящи места и столове, видимо за всички място за записване на идеи. Изключително важно е през цялото време всички участници да имат видимост към записаните идеи.
  2. Инструкции и загрявка (5-10 минути)
    • Инструктиране на участниците за целта и правилата на метода
    • Кратка загрявка върху измислен проблем – идеята от една страна е да се изчистят проблеми с процеса, а от друга да се раздвижат мозъците на участниците
  3. Брейнсторминг (30-45 минути)
    • Даване насока на дискусията
    • Стимулиране на участие, чрез собствени идеи, насочващи въпроси, различни гледни точки, подхвърляне на луда идея, разместване на местата на участниците (дава различна перспектива), използване на играчки/предмети
    • Бързо, ясно и кратко записване на идеите
    • Използване на шеги/закачки, които да предразположат участниците
    • Следене за спазване на правилата
    • Придържане към проблема
  4. Завършек (5 минути)
    • Добри думи за свършената работа
    • Обратна връзка и впечатления от участниците
    • Последващи етапи на оценка (не са предмет на тази статия)

*Целият процес за участниците не трябва да продължи повече от 1 час.

Да се избягва накратко:

  1. Оценка на идеите
  2. Твърде големи групи
  3. Не запознатост на участниците с проблема
  4. Влизане в коловоз, който не води дискусията на никъде
  5. Твърде задълбочена дискусия
  6. Оставяне на участници да са пасивни
  7. Лимитиране на дискусията и броя идеи
  8. Лоша техническа подготовка – неподходяща зала и разположение, липса на материали, лиша атмосфера и т.н.

Обобщение

Използван правилно брейнстормването е метод, който води до огромен брой идеи, но методът не трябва да става самоцел и да се използва в ситуации, в които не е подходящ. Брейнсторминга има за цел да допълна работата на даден екип или група от хора, които обикновено се опитват да решат даден проблем, но сам по себе си не води до нищо. Идеята на метода е група от хора с мотивацията да стигнат до различни идеи за решаването на даден казус да бъдат вкарани в подходяща среда, която да стимулира креативното мислене, да надграждат над идеите на другите, въображението да се стимулира чужди идеи и това в крайна сметка да доведе до по-голям брой идеи и решения от колкото при самостоятелна работа. За да се постигне този резултат е важна правилната нагласа, подготовка и фасилитиране, които да преодолеят естествените пречки при работа в група. Фасилитатора трябва да информира участниците, да стимулира дискусиите, да запълва мълчанието със собствени идеи, да задава въпроси, да включва всички участници. Ако тези пречки не бъдат избегнати, често участниците не разбират целта и правилата на метода, срамуват се да участват, влизат в един коловоз на дискусията, критикуват чуждите идеи. При достигане на подобни ситуцаии е по-добре методът да бъде избягван и да бъде възлагано индивидуално генериране на идеи, които да бъдат обединени на края.

Целта на този пост е да представи как работи брейнсторминга и в кои ситуации е подходящо да се използва и кога трябва да се избягва. Въпреки, че съм предложил собствена интерпретация на това как трябва да протече брейнстормването и кои са добрите и лоши практики, при добро разбиране на метода и груповата динамика, всеки е свободен да експерементира как точно да фасилитира процеса за да достигна до най-добрите резултати.

Кратко видео с основните принципи на брейнстормването

Източници:
A Review of Brainstorming Research: Six Critical Issues for Inquiry
Reexamination of Brainstorming Research: Implications for Research and Practice
BRAINSTORMING FUNDAMENTALS

Напиши коментар